Muistioiden avulla luot muistiinpanoja tai tehtäviä itsellesi ja tiimillesi. Näin pysyt ajan tasalla salkussasi tapahtuvista muutoksista ja voit jakaa tehtäviä tiimillesi koskien esimerkiksi tiettyä kiinteistöä, vuokrasopimusta, tilaa tai vaikkapa vuokralaista.
Saat sinulle osoitetuista tehtävistä ilmoituksen, kun kirjaudut seuraavan kerran Assettiin.
Mitä tarvitset muistioita varten?
- Salkkuja, kiinteistöjä, tiloja ja vuokrasopimuksia
- Yksityishenkilöiden yhteystietoja
- Kalenterikutsut aktivoituna Asetuksissa
- Käyttäjäkohtaiset kalenterikutsut aktivoituna
Muistioiden asetukset
Asetuksia voi muokata vain käyttäjä, jolla on järjestelmänvalvojan oikeudet (administrator). Asetuksen muokkaus vaikuttaa kaikkiin ympäristösi käyttäjiin.
- Käyttäjänimi > Asetukset > Kalenteri
- Laita rasti ruutuun "Kalenterikutsut" ja tallenna.
Jokainen käyttäjä voi hallinnoida omia kalenterikutsujaan.
- Käyttäjänimi > Käyttäjätiedot > Ilmoitukset -välilehti
- Aktivoi "Lähetä muistutus muistioista".
- Aktivoi "Lähetä muistutus tehtävistä, jotka erääntyvät seuraavan 7 päivän aikana", valinnainen.
Näin luot uuden muistion tai tehtävän
- Muistiot -kuvake > +LISÄÄ -painike
- Määritä tai lisää seuraavat tiedot:
- Otsikko
- Kuvaus
- Tyyppi (muistio tai tehtävä)
- Käyttäjä tai ryhmä, kenelle tehtävä on osoitettu. Tätä määritystä ei tehdä muistioon.
- Yhdistä (salkkuun, kiinteistöön, tilaan, vuokrasopimukseen tai vuokralaiseen)
- Lisää tunniste syöttämällä hakusana ja napsauta + Lisää uusi tunniste, toista kun haluat lisätä useamman tunnisteen.
- Liitteet
- Halutessasi voit määritellä muistion yksityiseksi aktivoimalla Tee yksityiseksi -painike, jolloin muut käyttäjät eivät näe sitä.
- Tallenna.
Muistion ja tehtävän ero
Tehtävälle voit määrittää ajankohdan, seurata ja muokata sen tilaa sekä osoittaa sen tietylle henkilölle tai ryhmälle, esim. isännöitsijälle tai kiinteistönhoitajalle.
Näin yhdistät muistion
Kun yhdistät muistion, siitä tulee julkinen kaikille, joilla on oikeus katsella tai muokata kyseistä kiinteistöä, tilaa, vuokrasopimusta tai vuokralaista (yhteystietoa). Jos et yhdistä muistiota mihinkään edellä mainituista, se näkyy vain sinulle ja henkilölle, jolle se on osoitettu tehtäväksi.
Muistioiden tarkastelu
Muistiot -näkymässä on kolme välilehteä - kaikki, tehtävät ja muistiot.
Muistiot löydät globaalihaulla tai avainsanalla esim. kiinteistön nimellä tai tunnisteella. Voit lisäksi lajitella päivämäärän tai eräpäivän mukaan sekä suodattaa:
- kenelle osoitettu
- tyyppi (muistio, tehtävä tai kommentti)
- status (avoin, työn alla tai tehty), vain tehtävät
- salkku
- näydä luodut/osoitetut (minun luomani, minulle osoitetut)
Yksittäisen merkinnän vasemmassa reunassa näkyvä punainen reunaviiva tarkoittaa sitä, että tehtävään merkitty päivämäärä on ohitettu, mutta tehtävän status on edelleen Avoin tai Työn alla.
Kaikki julkiset muistiinpanot, jotka on yhdistetty kiinteistöön, tilaan, vuokrasopimukseen tai vuokralaiseen (yhteystietoon) löytyvät em. näkymien Muistiot -välilehdeltä. Jos tehtävä on osoitettu tehtäväksi sinulle, saat siitä muistutuksen, kun seuraavan kerran kirjaudut sisään Assettiin.
Näin muokkaat, vastaat ja lähetät edelleen
Voit muokata vain sellaisia muistioita, jotka olet itse luonut. Jos sinulla on järjestelmänvalvojan oikeudet (administrator), voit muokata kaikkia muistioita.
- Muistiot -näkymä > valitse muistio
- Napsauta kolmea pistettä ja valitse haluamasi toiminto
- Muokkaa
- Poista
- Lähetä edelleen, vain muistiot
- Osoita uusille käyttäjille ja ryhmille (Assign to new users and groups), vain tehtävät
- Vastaa
Muistion muokkausvaihtoehdot
Tehtävän muokkausvaihtoehdot
Mitä ovat kommentit?
Kommentit ovat muistioita, jotka näkyvät muistionäkymässä. Voit luoda kommentteja vain raportteihin, joiden pohjana on “Quarterly report template” (kvartaaliraportti).
0 Kommentit