Huomioithan, että laskutusominaisuus on käytössä vain pyynnöstä, joten ota yhteyttä Assetin yhteyshenkilöösi tai myyntitiimiimme sales@assetti.pro
Assetin laskutusominaisuus auttaa sinua seuraamaan ja hallinnoimaan vuokrasopimuksiasi suoraan palvelumme kautta. Voit luoda laskuja PDF-muodossa sekä seurata jokaiselle vuokrasopimukselle kohdistuvien laskujen suorituksia.
Laskujen luominen koostuu neljästä vaiheesta:
- Luo vuokranantaja
- Määritä kiinteistön vuokranantaja
- Lisää laskutustiedot vuokrasopimukselle
- Luo lasku (joko usealle vuokrasopimukselle tai yhdelle)
Tämä artikkeli käy läpi tärkeimmät laskutukseen liittyvät toiminnot, jotta laskujen luominen olisi mahdollisimman helppoa Assetissa.
1. Luo vuokranantaja
Tiettyjä vuokranantajatietoja vaaditaan laskujen luomista varten. Assetissa vuokranantaja on sama asia kuin laskuttaja.
- Avaa Yhteystiedot -näkymä. Jos haluttu laskuttaja on oma organisaatiosi, käytä suodattimia löytääksesi organisaatiosi yhteystietojen joukosta tai luo uusi yhteystieto oikeasta yläkulmasta käyttämällä +LISÄÄ -painiketta.
- Lisää yhteystietolomakkeelle perustiedot sekä katuosoite. Voit muokata tietoja valitsemalla tietokentän oikeasta yläkulmasta kynätyökalun. Y-tunnus vaaditaan, jos vuokranantaja on yritys.
- Muuta Vuokranantaja -kohtaan Kyllä, kun muokkaat perustietoja.
- Kun yhteystieto on asetettu vuokranantajaksi, Perustiedot -kentän alle ilmestyy Pankkitiedot -kenttä. Muokkaa tiedot kynätyökalun avulla.
- Jos vuokranantajalla (organisaatio) on useita yhteyshenkilöitä, jokaiselle laskulle voidaan asettaa siitä vastuussa oleva yhteyshenkilö. Lisätäksesi uusia yhteyshenkilöitä, siirry Yhteystiedot -näkymään ja luo uusi yhteystieto valitsemalla +LISÄÄ -painike oikeasta yläkulmasta ja lisää tarvittavat tiedot.
2. Määritä kiinteistön vuokranantaja
Jotta voit luoda laskun vuokralaiselle, vuokratulla kiinteistöllä täytyy olla määritettynä vuokranantaja. Voit lisätä vuokranantajan yhteyshenkilön sopimuskohtaisesti:
- Avaa Kiinteistöt -näkymä ja valitse kiinteistö, jolle haluat luoda laskun.
- Valitse Info -välilehti ja klikkaa Vuokranantaja -kentän yläpuolelta kynätyökalua muokataksesi vuokranantajaa.
- Valitse kiinteistön vuokranantaja pudotusvalikosta ja tallenna.
- Vuokrasopimukseen voidaan tarvittaessa yhdistää vuokranantajan yhteyshenkilö:
- Avaa Vuokrasopimukset -välilehti ja valitse vuokrasopimus, jolle haluat luoda laskun.
- Valitse Sopimus -välilehti ja muokkaa sieltä Vuokranantajan yhteyshenkilö -kenttää.
- Valitse yhteystieto pudotusvalikosta ja tallenna.
3. Lisää laskutustiedot vuokrasopimukselle
Lisää laskutustiedot jokaiselle vuokrasopimukselle ennen laskujen luomista:
- Avaa Sopimukset -näkymä ja valitse vuokrasopimus, jolle haluat luoda laskun.
- Valitse Sopimus -välilehti ja klikkaa kynätyökalua muokataksesi tietoja Laskutuksen tiedot -osiossa.
- Maksuehto: Päivien määrä, jonka sisällä lasku tulee maksaa.
- Viivästyskorko: Koron määrä (%), jonka laskun saaja joutuu suorittamaan, mikäli laskua ei makseta eräpäivään mennessä.
- Laskutusväli: Kuinka usein vuokraa laskutetaan. Huomioi: Jos kenttä jätetään tyhjäksi, laskutusväli on automaattisesti yksi kuukausi (1 kk).
- Kiinnitetty eräpäivä: Mikäli laskulla on aina sama eräpäivä, lisää päivämäärä pudotusvalikosta.
- Laskutuksen kieli: Voit muuttaa Assetista ladattavan PDF-muotoisen laskun kielen.
- Laskun viesti: Voit lisätä laskulle lisättävän viestin, joka toistuu jokaisessa laskussa.
- Viite: Syötä tähän tekstikenttään laskulle siirtyvä viitetieto.
- Ulkoinen sopimustunnus: Lisää tähän kenttään mahdollinen ulkoinen sopimustunnus.
- Tallenna tekemäsi muutokset.
4. Luo lasku
Vaihtoehto 1 - luo lasku usealle vuokrasopimukselle
1. Avaa Laskutusnäkymä.
2. Klikkaa +LISÄÄ -painiketta oikeassa yläkulmassa.
3. Lisää seuraavat laskutustiedot näytölle avautuvaan ponnahdusikkunaan:
- Kuukausi: Kuukausitieto määrittää laskutuskauden.
- Kaksoiskappaleet sallittu: Jos valintaruutu on valittuna, Assetti antaa luoda useita samaa vuokralaista koskevia laskuja kyseessä olevalle laskutuskaudelle.
- Laskutustyyppi: Tällä hetkellä ainoa mahdollinen laskutustyyppi on Sopimuslaskutus.
- Kiinteistö: Voit valita yhden tai useamman kiinteistön, jonka vuokralaisille haluat luoda laskuja. Käytä “Valitse kaikki” -valintaa, mikäli haluat luoda laskuja kaikkiin kiinteistöihin kohdistuen. Huomioi, että näet pudotusvalikossa vain ne kiinteistöt, joihin sinulla on käyttöoikeus.
-
Sopimustunnus: Valitse yksi tai useampi sopimus pudotusvalikosta. Laskut luodaan valitsemasi kuukauden ajalta kaikille valituille vuokrasopimuksille.
-
-
Huomioi, että näet pudotusvalikossa vain ne sopimukset, joille on mahdollista tehdä lasku.
-
Laskua ei voi luoda sopimuksille, jotka päättyvät saman kuukauden aikana tai joilla on vuokrankorotus tekemättä kyseisen kuukauden osalta. Laskun luominen ei onnistu myöskään mikäli vuokranantajan tiedot puuttuvat (mukaan lukien Y-tunnus ja pankkitiedot) tai jos kyseiselle vuokrasopimukselle on jo olemassa oleva lasku kyseiselle kuukaudelle eikä kaksoiskappaleita ole sallittu.
-
-
-
4. Klikkaa Luo luodaksesi laskun/laskut.
5. Uusimmat laskut näet ylimpänä Laskutusnäkymässä. Aktivoi laskun edessä oleva valintaruutu muokataksesi laskun tietoja:
- Tila: Laskuille on olemassa seitsemän erilaista tilaa, jotka voidaan määrittää manuaalisesti.
- Avoin
- Ei lähetetty
- Hylätty
- Luottotappio
- Maksettu
- Muistutettu
- Myöhässä
Laskun tila päivittyy automaattisesti avoimesta maksetuksi, kun laskulle on lisätty suoritus. Jos maksettu summa on vähemmän kuin laskussa ilmoitettu, lasku säilyy avoimena. Jos suoritusta ei ole kirjattu eräpäivään mennessä, tila muuttuu automaattisesti avoimesta myöhässä olevaksi.
- Laskun numero: Laskun numero muodostetaan automaattisesti Assetin toimesta.
-
Ulkoinen laskun numero: Lisää halutessasi ulkoinen laskun numero.
-
Laskun pvm: Päivämäärä, jolloin lasku on luotu.
-
Eräpäivä: Päivämäärä, johon mennessä lasku tulee maksaa.
-
Viitenumero: Viitenumero muodostetaan automaattisesti Assetin toimesta.
-
Viite: Lisää halutessasi laskulle viite.
-
Viesti: Lisää halutessasi laskulle viesti.
-
Terveiset: Lisää halutessasi laskulle viesti.
-
Toista lasku: Jos haluat samaa laskua toistettavan seuraaville laskutuskausille, lisää kenttään haluttujen kuukausien määrä. Jos nykyinen laskutuskausi on 1.-31.1.2018 ja toistettavien laskujen määrä on 3, laskut luodaan myös laskutuskausille 1.-28.2.2018 ja 1.-31.3.2018.
-
Laskutuskausi: Laskutuskausi sisältää laskutettavan kauden alkamis- ja loppumispäivän. Päättymispäivä perustuu laskutustietoihin.
6. Tallenna laskun tiedot.
7. Lataa tiedosto PDF-muodossa Esikatsele/Tulosta -painikkeella. Voit myös tutustua liitteenä olevaan esimerkkilaskuun.
Vaihtoehto 2 - luo lasku yhdelle vuokrasopimukselle
- Avaa Sopimukset -näkymä ja valitse vuokrasopimus, jolle haluat luoda laskun.
- Valitse Sopimus -välilehti ja klikkaa kynätyökalua Laskutuksen tiedot -osiossa muokataksesi tietoja.
- Valitse Laskut -välilehti ja klikkaa Lisää -painiketta luodaksesi laskun. Täytä puuttuvat tiedot.
- Jos haluat luoda saman laskun usealle eri laskutuskaudelle, lisää toistettavien kuukausien määrä Toista lasku -kenttään.
- Tallenna.
- Lataa tiedosto PDF-muodossa Esikatsele/Tulosta -painikkeella.
- Muokataksesi olemassa olevaa laskua, klikkaa valintaruutua laskun rivin edessä, jolloin lasku avautuu näytölle muokkaustilassa.
0 Kommentit